4 Cara Efektif untuk Mengurangi Biaya Detention dan Demurrage

Dalam pengaturan pengiriman dengan skema FOB, FAS, CNF, dan CIF, pihak penerima barang (consignee) bertanggung jawab atas segala biaya yang timbul setelah kontainer tiba di pelabuhan tujuan. Dari berbagai biaya yang dikenakan, selain biaya penanganan terminal dan biaya terkait pelabuhan lainnya, biaya detention dan demurrage merupakan yang paling umum dibebankan kepada consignee.

Definisi Biaya Detention dan Demurrage

Untuk pengiriman impor, biaya detention dikenakan sebagai insentif bagi consignee agar segera mengembalikan kontainer ke depot yang telah ditentukan. Sementara itu, biaya demurrage bertujuan untuk mendorong consignee agar segera mengambil kontainer dari pelabuhan.

Untuk pengiriman ekspor, biaya detention berfungsi sebagai dorongan bagi shipper untuk mempercepat proses pemuatan barang, sedangkan biaya demurrage dikenakan agar shipper tidak mengirimkan kontainer bermuatan ke pelabuhan terlalu dini.

Dari perspektif perusahaan pelayaran, semakin lama consignee menyimpan kontainer, semakin tinggi biaya langsung yang harus mereka tanggung, seperti biaya terminal pelabuhan dan biaya sewa kontainer. Selain itu, waktu perputaran kontainer yang lebih lama juga menyebabkan hilangnya peluang bisnis.

Cara Mengurangi Biaya Detention dan Demurrage

Mengurangi biaya detention dan demurrage tidak hanya menurunkan total biaya transportasi, tetapi juga meningkatkan efisiensi rantai pasok secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa cara yang dapat diterapkan:

1. Memahami Jam Operasional Pemangku Kepentingan dalam Rantai Pasok

Salah satu aspek yang sering diabaikan dalam proses pengambilan dan pengiriman kontainer adalah jam operasional pemangku kepentingan yang terlibat. Beberapa pihak utama yang berperan dalam pelepasan kontainer meliputi:

• Petugas Bea Cukai
• Lembaga Pemerintah Terkait
• Agen Pelayaran
• Broker Bea Cukai
• Operator Gudang
• Operator Truk

Perlu dicatat bahwa hari bebas detention dan demurrage juga mencakup akhir pekan dan hari libur nasional.

Sebagai contoh, jika kapal sandar di pelabuhan pada Jumat malam sebelum tengah malam, agen pelayaran akan mengurangi satu hari dari periode bebas yang diberikan. Saat operasional kembali normal pada Senin pagi, tiga hari sudah berlalu (Jumat, Sabtu, dan Minggu). Dengan demikian, jika periode bebas yang diberikan adalah lima hari, consignee hanya memiliki sisa dua hari untuk menghindari biaya tambahan.

Selain itu, agen pelayaran hanya akan menerima penyerahan Bill of Lading jika seluruh biaya pelabuhan, detention, dan demurrage telah diselesaikan.

2. Melakukan Negosiasi untuk Menambah Periode Bebas Detention dan Demurrage

Jumlah hari bebas detention dan demurrage dapat dinegosiasikan tergantung pada daya tawar pemilik kargo. Pihak yang melakukan negosiasi utama untuk pengaturan ocean freight memiliki posisi untuk menegosiasikan ketentuan ini. Namun, pihak utama tersebut bergantung pada Incoterms yang digunakan dalam transaksi.

Sebagai contoh, dalam pengiriman CIF, pihak yang memiliki daya tawar adalah shipper atau pemasok, sedangkan dalam pengiriman Ex-Work, consignee atau pembeli yang memiliki posisi tawar lebih kuat.

Menegosiasikan periode bebas yang lebih lama sejak awal dapat membantu consignee mengurangi biaya detention dan demurrage secara keseluruhan. Namun, dalam beberapa kasus, peningkatan periode bebas ini dapat berdampak pada kenaikan biaya ocean freight, meskipun kenaikan tersebut mungkin dapat diterima tergantung pada kondisi pengiriman.

3. Berkolaborasi dengan Box Operators atau NVOCC

Perusahaan penyedia layanan Third-Party Logistics (3PL) dapat membantu mengurangi biaya detention dan demurrage dengan menawarkan solusi logistik yang lebih efisien. Sebagai perusahaan individu, daya tawar dalam negosiasi mungkin terbatas. Namun, Non-Vessel Operating Common Carriers (NVOCCs) dan box operators memiliki daya tawar lebih besar terhadap agen pelayaran karena volume kargo yang lebih tinggi.

NVOCC bertindak sebagai agen pelayaran dengan menerbitkan House Bill of Lading, meskipun mereka tidak memiliki kapal atau aset fisik untuk transportasi. Oleh karena itu, jika consignee bekerja sama dengan NVOCC atau box operator, mereka dapat menegosiasikan periode bebas detention dan demurrage yang lebih panjang meskipun agen pelayaran tidak memberikan tambahan hari bebas kepada NVOCC itu sendiri.

4. Memastikan Keakuratan dan Ketepatan Waktu Dokumen Pengiriman

Dokumentasi yang akurat dan tepat waktu sangat penting dalam mengelola rantai pasok secara efisien. Keterlambatan atau kesalahan dalam dokumen dapat mengakibatkan keterlambatan pelepasan kontainer dan meningkatkan biaya detention serta demurrage. Beberapa contoh kendala yang dapat terjadi akibat dokumen yang tidak akurat meliputi:

• Kontainer tiba sebelum Original Bill of Lading sampai ke consignee
• Bill of Lading belum dilepaskan secara telex release oleh shipper
• Ketidaksesuaian antara Commercial Invoice dan Bill of Lading
• Perbedaan antara berat kotor yang tercantum dalam Packing List dan hasil perhitungan Verified Gross Weight
• Kurangnya dokumen perizinan dari lembaga pemerintah terkait, seperti Kementerian Pertanian
• Certificate of Origin tidak tersedia tepat waktu untuk ekspor

Kesimpulan

Biaya detention dan demurrage yang timbul merupakan indikator dari ketidakefisienan dalam pengelolaan rantai pasok. Oleh karena itu, upaya untuk mengurangi biaya tersebut secara langsung akan meningkatkan efisiensi operasional dan menekan biaya logistik secara keseluruhan. Dengan menerapkan strategi yang telah diuraikan, consignee dan shipper dapat menghindari biaya tambahan yang tidak perlu serta meningkatkan kelancaran proses pengiriman.