Apa Itu Booking Confirmation dalam Pengiriman?

Alur dokumentasi pengiriman membentuk suatu struktur di mana informasi disampaikan antara berbagai pihak yang terlibat. Booking Confirmation dalam pengiriman merupakan salah satu dokumen yang memainkan peran penting dalam proses ini. Dokumen ini berfungsi sebagai penghubung bagi para pihak yang berkontrak untuk mengonfirmasi detail pengiriman dan biaya angkutan. Oleh karena itu, Booking Confirmation merupakan dokumen yang perlu kita ketahui.

Penjelasan Booking Confirmation

Booking Confirmation merupakan dokumen ekspor yang secara khusus disiapkan oleh penyedia layanan logistik untuk mengonfirmasi detail pengiriman kepada eksportir. Informasi yang dikonfirmasi dalam dokumen ini meliputi:

1. Deskripsi barang
2. Dimensi dan berat barang
3. Kemasan barang
4. Biaya angkutan
5. Jenis Bill of Lading yang dibutuhkan
6. Persyaratan kualitas kontainer
7. Informasi terkait lainnya

Melalui Booking Confirmation, agen pengiriman menyatakan kesediaannya untuk menyediakan ruang kargo bagi pengirim serta mulai melaksanakan tugasnya sebagai penyedia layanan logistik.

Dalam satu pengiriman, dapat terdapat beberapa Booking Confirmation, terutama jika eksportir bekerja sama dengan freight forwarder atau NVOCC. Namun, aturan umumnya adalah bahwa pihak yang bertanggung jawab untuk menerbitkan Bill of Lading kepada eksportir adalah pihak yang pertama kali memberikan Booking Confirmation. Hal ini berlaku tanpa memandang jenis Bill of Lading yang digunakan, baik itu House Bill of Lading, Sea Waybill, maupun Original Bill of Lading.

Deskripsi Barang, Dimensi, dan Berat

Deskripsi, dimensi, dan berat barang dalam Booking Confirmation didasarkan pada informasi yang diberikan oleh penjual. Tujuan utama agen pengiriman dalam mencantumkan informasi ini adalah untuk memastikan keakuratan data yang diterima.

Untuk memperoleh informasi kargo, agen pengiriman akan meminta penjual menyediakan dokumen pengiriman berikut:

1. Commercial Invoice atau Proforma Invoice
2. Packing List atau Pro-Forma Packing List

Sebelum Bill of Lading diterbitkan, kargo harus memperoleh izin yang diperlukan sesuai dengan ketentuan instansi pemerintah terkait. Dalam proses ini, terdapat kemungkinan perubahan pada daftar kemasan atau item yang tertera dalam faktur. Selain itu, terdapat kemungkinan adanya kesalahan dalam estimasi detail kemasan, sehingga penjual dapat melakukan revisi terhadap informasi tersebut. Bahkan, dalam beberapa kasus, pembeli dapat mengubah pesanan setelah Booking Confirmation diterbitkan.

Oleh karena itu, Booking Confirmation sering kali didasarkan pada Proforma Invoice dan Packing List. Dalam praktik industri, agen pengiriman dan pengirim juga sering berkomunikasi menggunakan draft Booking Confirmation. Meskipun bukan dokumen resmi dalam pengiriman, draft ini membantu dalam proses persiapan dokumen.

Biaya Angkutan

Booking Confirmation juga berfungsi untuk menginformasikan kepada penjual mengenai tarif angkutan yang berlaku. Selain itu, agen pengiriman akan memberikan informasi terkait biaya tambahan yang mungkin dikenakan, seperti:

1. Detention dan Demurrage Free Days
2. Biaya Out of Gauge
3. Biaya Barang Berbahaya
4. Biaya Penanganan Terminal

Penjual harus melunasi biaya-biaya ini sebelum dapat menerima Bill of Lading.

Jenis Bill of Lading yang Dibutuhkan

Kontrak komersial antara pembeli dan penjual menentukan ketentuan dalam kontrak pengangkutan. Sebagai contoh, jika pengiriman dilakukan dengan menggunakan Letter of Credit, maka kontrak pengangkutan harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam Letter of Credit. Institusi pembiayaan perdagangan sering kali mensyaratkan bentuk kontrak pengangkutan yang paling aman, yakni Original Bill of Lading.

Dalam hal ini, pengirim harus memberi tahu agen pengiriman mengenai jenis Bill of Lading yang dibutuhkan. Booking Confirmation kemudian digunakan untuk menyatakan bahwa agen pengiriman telah menerima dan mengonfirmasi instruksi dari penjual.

Secara umum, eksportir bertanggung jawab untuk berkoordinasi dengan agen pengiriman dalam menyusun Booking Confirmation, kecuali jika kontrak komersial mengharuskan pembeli untuk mengatur pengangkutan door-to-door.

Kualitas Kontainer

Permintaan Kontainer yang Layak Laut dalam Booking Confirmation

Kontainer diklasifikasikan berdasarkan usia dan kondisinya. Penyedia layanan logistik seperti agen pengiriman, NVOCC, atau freight forwarder bertanggung jawab untuk menyediakan kontainer yang "layak laut" kepada penjual. Berikut adalah kategori standar dalam klasifikasi kontainer:

1. Grade A – Kontainer baru atau dalam kondisi sangat baik
2. Grade B – Kontainer layak laut yang lebih tua tetapi tetap kedap air dan memiliki tingkat keausan minimal
3. Grade C/D – Kontainer layak laut yang sudah tua, tidak kedap air, serta memiliki noda minyak dan keausan baik di bagian luar maupun dalam

Pilihan kualitas kontainer akan mempengaruhi biaya angkutan laut. Kontainer dengan kualitas lebih rendah umumnya memiliki biaya angkutan lebih rendah, tetapi tidak selalu demikian. Misalnya, kargo seperti besi tua memiliki berat yang signifikan dan dapat menyebabkan kerusakan pada kontainer, sehingga beberapa perusahaan pelayaran mengenakan biaya tambahan untuk pengiriman barang semacam ini.

Jika kargo memerlukan kontainer yang bersih, seperti dalam pengiriman produk farmasi, pengirim harus meminta kontainer Grade A kepada agen pengiriman, yang kemudian akan mengonfirmasi permintaan tersebut melalui Booking Confirmation.

Pertanyaan Umum Terkait Booking Confirmation dalam Logistik

Bisakah Booking Confirmation Diubah?

Perubahan pada Booking Confirmation tergantung pada tahapan transportasi kargo. Secara umum, perubahan dapat dilakukan jika:

1. Deklarasi ekspor ke bea cukai belum dilakukan
2. Manifest pengiriman belum diserahkan
3. Bill of Lading belum diterbitkan

Bisakah Booking Confirmation Dibatalkan?

Ya, pembatalan Booking Confirmation dapat dilakukan. Fungsi utama dokumen ini adalah sebagai mekanisme komunikasi antara pengirim dan agen pengiriman terkait persyaratan transportasi.

Beberapa alasan pembatalan Booking Confirmation antara lain:

1. Jadwal kapal mengalami perubahan
2. Kontrak komersial dibatalkan
3. Penjual menemukan penyedia layanan yang lebih sesuai

Namun, perlu diperhatikan bahwa sebagian besar agen pengiriman mungkin mengenakan biaya pembatalan.

Bisakah Agen Pengiriman Menaikkan Biaya Angkutan setelah Menerbitkan Booking Confirmation?

Agen pengiriman berhak menaikkan biaya angkutan sebelum Bill of Lading diterbitkan. Oleh karena itu, peningkatan biaya angkutan dapat terjadi.

Namun, agen pengiriman tidak dapat menaikkan biaya angkutan secara sepihak tanpa alasan yang jelas. Jika penjual tidak setuju dengan kenaikan biaya tersebut, maka penjual berhak membatalkan Booking Confirmation tanpa dikenakan biaya tambahan.