Bill of Lading vs. Shipping Manifest

Bill of Lading dan Shipping Manifest merupakan dokumen penting dalam perdagangan internasional. Namun, pengguna utama dari kedua dokumen ini berbeda. Freight forwarder dan pelaku perdagangan internasional mungkin tidak memerlukan Shipping Manifest, tetapi dokumen ini digunakan oleh operator pelabuhan, petugas bea cukai, serta operator kapal. Lalu, apa perbedaan antara Bill of Lading dan Shipping Manifest?

Definisi dan Fungsi

Operator kapal, seperti agen pelayaran dan perusahaan pelayaran, menyusun Shipping Manifest untuk setiap perjalanan kapal. Dokumen ini mencantumkan seluruh rincian kargo yang diangkut serta informasi terkait kapal. Shipping Manifest merupakan dokumen tingkat atas yang diperiksa oleh petugas bea cukai, lembaga pemerintah terkait, dan operator pelabuhan sebelum kapal mendapatkan izin keberangkatan atau kedatangan.

Sebaliknya, Bill of Lading memberikan rincian kargo secara lebih spesifik hingga tingkat pengirim dan penerima barang. Sebelum kargo dapat dikeluarkan, petugas bea cukai dan lembaga pemerintah terkait akan merujuk pada Bill of Lading sebagai dokumen pendukung.

Perbedaan Antara Shipping Manifest dan Bill of Lading

Cara terbaik untuk menjelaskan perbedaan antara Shipping Manifest dan Bill of Lading adalah dengan menguraikan alur dokumen ini dalam proses ekspor dari pelabuhan asal hingga impor di pelabuhan tujuan.

Satu dokumen tidak dapat berdiri sendiri tanpa dokumen lainnya. Meskipun prosedur dan penanganan Shipping Manifest serta Bill of Lading dapat bervariasi di berbagai negara, prinsip umumnya tetap seragam.

Proses Ekspor: Shipping Manifest dan Bill of Lading

Dalam proses ekspor, Bill of Lading disusun terlebih dahulu sebelum Shipping Manifest.

Hal ini dikarenakan Shipping Manifest merupakan ringkasan informasi kapal dan kargo untuk satu perjalanan tertentu, yang datanya bersumber dari Bill of Lading.

Informasi kapal yang perlu dikompilasi oleh agen pelayaran meliputi:

• Nama Kapal
• Nomor IMO Kapal
• Pelabuhan Muat
• Pelabuhan Transshipment
• Pelabuhan Bongkar
• Nomor Perjalanan

Agen pelayaran juga harus berkoordinasi dengan freight forwarder dan pengirim barang untuk mengumpulkan rincian spesifik kargo, seperti:

• Deskripsi Kargo
• Berat Kargo
• Jenis Kemasan Kargo
• Data Pengirim
• Data Penerima
• Rincian Pengaturan Pengiriman

Selain itu, agen pelayaran juga perlu menyediakan informasi penting lainnya, seperti:

• Nomor Kontainer
• Nomor Segel Kontainer
• Informasi Gudang Pelabuhan (untuk kargo LCL)

Pengguna Shipping Manifest

Dalam operasional logistik, informasi dalam Shipping Manifest tidak selalu diterima secara bersamaan atau dalam urutan yang teratur.

Sebagai contoh, tidak semua pengirim memiliki fasilitas untuk menyediakan VGM (verified gross mass), sehingga perlu bantuan pihak eksternal, seperti operator pelabuhan. Akibatnya, agen pelayaran mungkin tidak dapat menyediakan informasi tersebut tepat waktu.

Selain itu, perubahan detail terkait pengiriman, kargo, dan kapal harus segera diperbarui dalam Shipping Manifest.

Penyusunan Shipping Manifest

Shipping Manifest disusun secara bertahap, seiring dengan finalisasi rincian kargo dan kapal. Saat ini, Shipping Manifest dan Cargo Manifest dikirimkan secara elektronik kepada pihak-pihak berikut:

• Petugas Bea Cukai
• Lembaga Pemerintah Terkait
• Operator Pelabuhan

Petugas bea cukai dan lembaga pemerintah terkait akan menyetujui Cargo Manifest setelah memastikan bahwa kargo yang dimuat ke dalam kapal telah memenuhi persyaratan yang berlaku.

Operator pelabuhan menggunakan Shipping Manifest untuk merencanakan proses pemuatan dan pembongkaran kontainer, penjadwalan sandar kapal, serta layanan tambahan lainnya.

Setelah Shipping Manifest tersusun dengan lengkap dan sesuai, agen pelayaran akan menerbitkan Bill of Lading yang mencerminkan rincian pengiriman dalam perjalanan tersebut. Oleh karena itu, Shipping Manifest harus disiapkan terlebih dahulu sebelum Bill of Lading dapat diterbitkan.

Proses Impor: Shipping Manifest dan Bill of Lading

Dalam proses impor, seluruh dokumen pengiriman telah disiapkan sebelumnya dan tidak ada dokumen baru yang dibuat. Baik Shipping Manifest maupun Bill of Lading digunakan oleh para pemangku kepentingan untuk memastikan kelancaran proses impor.

Secara umum, Shipping Manifest berfungsi sebagai dokumen pendukung bagi kapal, sementara Bill of Lading merupakan dokumen pendukung bagi kargo.

Sebelum kapal bersandar, petugas bea cukai dan petugas pelabuhan akan meninjau Shipping Manifest yang telah dikirimkan, bersama dengan dokumen lainnya seperti Dangerous Goods Manifest dan Transshipment Manifest. Dokumen-dokumen ini memberikan gambaran umum tentang kargo yang diangkut.

Sebelum kargo diserahkan kepada pihak yang berhak, petugas bea cukai dan lembaga pemerintah terkait akan meninjau Bill of Lading serta dokumen pengiriman lainnya, seperti izin impor, faktur komersial, dan daftar pengepakan.

Informasi Tambahan Mengenai Shipping Manifest

Shipping Manifest hanya disusun oleh agen pelayaran. Terdapat kesalahpahaman bahwa freight forwarder yang menerbitkan House Bill of Lading juga menerbitkan Shipping Manifest, meskipun praktik penyerahan dokumen ini dapat berbeda di setiap negara.

Informasi Tambahan Mengenai Bill of Lading

Bill of Lading memiliki beberapa fungsi yang tidak dimiliki oleh Shipping Manifest.

Selain menjadi dokumen yang ditinjau oleh petugas bea cukai untuk pelepasan kargo dan kapal, Bill of Lading juga berfungsi sebagai kontrak pengangkutan antara penyedia layanan logistik dan pemilik kargo. Oleh karena itu, seluruh ketentuan pengaturan pengiriman dan syarat pengangkutan dicantumkan dalam Bill of Lading. Jika terjadi klaim tanggung jawab terhadap agen pelayaran atau operator kapal, Bill of Lading menjadi dokumen utama yang dirujuk, bukan Shipping Manifest.

Selain itu, Bill of Lading dapat digunakan untuk mengalihkan kepemilikan dari satu pihak ke pihak lainnya. Dalam perdagangan internasional, operator kapal bertindak sebagai penjaga gerbang yang memastikan bahwa penerima akhir adalah pemilik sah atau perwakilannya. Untuk memastikan hal tersebut, Bill of Lading digunakan sebagai dokumen kepemilikan yang sah, sedangkan Shipping Manifest tidak memiliki fungsi ini.

Terakhir, Bill of Lading juga berfungsi sebagai tanda terima barang, yang membuktikan bahwa suatu pengangkutan telah diatur oleh satu pihak. Oleh karena itu, Bill of Lading dapat digunakan sebagai dokumen hukum untuk klaim asuransi tanggung jawab. Sekali lagi, Shipping Manifest tidak memiliki fungsi ini.

Kesimpulan

Shipping Manifest dan Bill of Lading memiliki tujuan yang berbeda, meskipun keduanya mencantumkan informasi yang serupa. Dalam perdagangan internasional, perhatian utama sebaiknya diberikan kepada detail dan jenis Bill of Lading, sementara Shipping Manifest lebih relevan bagi operator pelabuhan dan otoritas terkait.