Kapan Bill of Lading Diterbitkan

Setiap detail yang tercantum dalam Bill of Lading dicatat dengan cermat untuk memberikan informasi spesifik mengenai pengiriman. Waktu penerbitan Bill of Lading memiliki makna yang sangat penting, terutama ketika terjadi klaim tanggung jawab atas kerusakan atau kehilangan barang. Sebagai pelaku perdagangan internasional dan penyedia layanan logistik, kita harus memperhatikan tanggal Bill of Lading, karena tanggal tersebut menandakan kapan kontrak pengangkutan mulai berlaku. Lalu, kapan Bill of Lading diterbitkan?

Proses Penerbitan Bill of Lading dalam Ekspor

Dari perspektif alur dokumentasi ekspor, terdapat beberapa proses yang harus diselesaikan sebelum Bill of Lading dapat diterbitkan. Pertama-tama, seluruh informasi yang relevan, seperti nomor kontainer, rincian kargo, rincian pelayaran, dan biaya pengangkutan, harus dikumpulkan secara akurat. Informasi ini kemudian dikompilasi oleh agen pelayaran atau VOCC ke dalam shipping manifest. Setelah shipping manifest disetujui oleh otoritas bea cukai, barulah Master Bill of Lading dapat diterbitkan. Oleh karena itu, tidak jarang kontainer bermuatan telah diambil oleh operator truk dan dikirim ke pelabuhan sebelum Bill of Lading diterbitkan.

Meskipun tanggal pada Bill of Lading merupakan tanggal resmi penerbitannya, penting untuk memahami alur proses yang mendasari penerbitan dokumen ini serta alasan mengapa terkadang penerbitannya memerlukan waktu lebih lama dari yang diharapkan.

Mengapa Tanggal Penerbitan Bill of Lading Penting?

Jika Anda mencari jawaban atas pertanyaan ini, kemungkinan besar Anda sudah memahami peran Bill of Lading dalam transportasi laut internasional. Oleh karena itu, tidak perlu lagi menjelaskan secara rinci definisi Bill of Lading.

Sebagai kontrak pengangkutan antara penyedia layanan logistik dan pemilik kargo, Bill of Lading dapat dibandingkan dengan perjanjian hukum lainnya, seperti perjanjian sewa-menyewa.

Batas Waktu Klaim (Time Bar)

Secara khusus, setiap batas waktu klaim atas kontrak dihitung berdasarkan tanggal penerbitan Bill of Lading. Sebagai contoh, Bill of Lading harus mematuhi konvensi berikut:

• Hague Rule
• Hague-Visby Rule
• Hamburg Rule

Ketiga konvensi ini menetapkan batas waktu bagi pihak yang dirugikan untuk mengajukan klaim terhadap penerbit Bill of Lading. Umumnya, batas waktu klaim berkisar antara 1 hingga 2 tahun. Namun, perlu kehati-hatian dalam menangani House Bill of Lading, karena tidak selalu mengikuti ketentuan konvensi di atas secara penuh.

Tahapan Penerbitan Bill of Lading

Terdapat dua aspek utama dalam penerbitan Bill of Lading. Pertama, tahapan dalam alur dokumentasi ekspor yang menentukan kapan Bill of Lading diterbitkan. Kedua, tanggal resmi penerbitan Bill of Lading itu sendiri.

Alur Dokumentasi

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, isu mengenai penerbitan Bill of Lading terutama relevan dalam konteks ekspor. Oleh karena itu, pembahasan ini hanya berfokus pada alur dokumentasi ekspor.

Setiap negara memiliki prosedur dokumentasi yang sedikit berbeda. Namun, secara umum, prosesnya tidak jauh berbeda antar negara.

Proses Penerbitan Bill of Lading

Persiapan Bill of Lading melibatkan berbagai sumber informasi:

• Informasi kargo, seperti berat bersih, deskripsi barang, dan rincian kemasan, disediakan oleh pemilik kargo melalui invoice komersial dan packing list.
• Semakin cepat dokumen-dokumen ini diserahkan kepada agen pelayaran, semakin cepat Bill of Lading dapat disiapkan.

Di beberapa negara, operator depot kontainer memiliki wewenang untuk memilih kontainer bagi eksportir guna mengurangi biaya penanganan.

Untuk pengiriman dengan skema Less Container Load (LCL), freight forwarder bertindak sebagai kontraktor utama dalam pengangkutan. Dalam hal ini, freight forwarder bertanggung jawab untuk mengkonsolidasikan informasi kargo sebelum menyerahkannya kepada agen pelayaran guna menyiapkan Master Bill of Lading.

Selain itu, agen pelayaran harus menyiapkan shipping manifest yang merangkum seluruh muatan kapal untuk mendapatkan persetujuan dari otoritas bea cukai setempat.

Setelah seluruh tahapan ini selesai, serta pemilik kargo atau penyedia layanan logistik telah menyelesaikan seluruh biaya pelabuhan dan biaya pengangkutan kepada agen pelayaran, barulah Bill of Lading dapat diterbitkan.

Dengan demikian, sangat umum terjadi bahwa Bill of Lading baru diterbitkan setelah kontainer dikumpulkan, setelah kargo masuk ke pelabuhan, atau bahkan setelah kargo telah dimuat ke atas kapal.

Kesalahpahaman tentang Waktu Penerbitan Bill of Lading

Banyak yang beranggapan bahwa Bill of Lading akan diterbitkan segera setelah kargo "diterima untuk pengiriman" atau telah "dimuat ke atas kapal". Namun, dalam praktiknya, penerbitan fisik Bill of Lading biasanya terjadi setelah kapal berangkat.

Tanggal yang Dicatat dalam Bill of Lading

Seperti telah dibahas sebelumnya, tanggal penerbitan yang tercantum dalam Bill of Lading dapat berbeda dengan tanggal di mana dokumen fisik diterima oleh pihak terkait. Berikut adalah beberapa istilah penting yang berkaitan dengan tanggal dalam Bill of Lading:

Received for Shipment Date

Jika Bill of Lading mencantumkan tanggal dengan keterangan "Received for Shipment", ini berarti agen pelayaran telah menerima dan bertanggung jawab atas kargo tersebut. Namun, hal ini tidak serta-merta menunjukkan bahwa kargo telah dimuat ke atas kapal.

Shipped on Board Date

Jika Bill of Lading mencantumkan tanggal dengan keterangan "Shipped on Board", ini berarti kargo telah dimuat ke atas kapal.

Dibandingkan dengan "Received for Shipment Date", tanggal ini memiliki ruang lingkup tanggung jawab yang lebih sempit bagi agen pelayaran, karena mereka tidak bertanggung jawab atas kejadian yang terjadi sebelum mereka menerima kargo.

Clean on Board Date

Tanggal "Clean on Board" jarang digunakan karena operator kapal umumnya tidak bertanggung jawab atas kondisi barang saat diterima. Oleh karena itu, Bill of Lading sering kali mencantumkan istilah "Said To Contain" sebelum deskripsi kargo.

Namun, dalam situasi tertentu, agen pelayaran dapat mengeluarkan Bill of Lading dengan keterangan "Clean on Board".

Informasi Tambahan: Draft Bill of Lading

Draft Bill of Lading sering kali digunakan oleh freight forwarder untuk mengonfirmasi keakuratan informasi dengan pemilik kargo sebelum menerbitkan Bill of Lading asli. Namun, karena tidak ada format standar untuk Draft Bill of Lading, pemilik kargo terkadang keliru menganggapnya sebagai dokumen asli.

Perlu dicatat bahwa Bill of Lading hanya akan diterbitkan setelah kapal berangkat dan seluruh biaya yang berlaku telah diselesaikan.

Kesimpulan

Dalam menjawab pertanyaan "Kapan Bill of Lading diterbitkan?", penting untuk memahami bahwa tanggal yang tertera pada Bill of Lading tidak selalu mencerminkan tanggal penerbitan fisiknya.

Operator kapal hanya akan menerbitkan salinan asli Bill of Lading setelah seluruh pembayaran yang terutang telah dilunasi. Oleh karena itu, bahkan penundaan kecil dalam penerbitan fisik Bill of Lading dapat berdampak besar pada proses impor. Oleh karena itu, disarankan untuk segera mengurus dokumen fisik Bill of Lading setelah tersedia.