Kenapa Bill of Lading Diterbitkan dalam 3 Salinan?

Pertanyaan yang lebih tepat adalah, kenapa bill of lading asli diterbitkan dalam 3 salinan? 🧐
Pada kenyataannya, terdapat berbagai pihak yang menggunakan bill of lading. Seorang eksportir dapat meminta sebanyak mungkin salinan bill of lading asli sesuai kebutuhannya. Namun, dalam praktik industri, umumnya diterbitkan 3 salinan asli jika tidak ada instruksi khusus dari eksportir atau penyedia layanan yang ditunjuk.

---

🎯 3 Pengguna Utama Bill of Lading:

1️⃣ Importir atau Consignee
2️⃣ Eksportir atau Consignor
3️⃣ Freight Forwarder atau Penyedia Layanan Logistik

Penerbitan 3 salinan asli bill of lading juga bergantung pada jenis bill of lading yang diminta 📦.

💡 Penting untuk dipahami: Jenis bill of lading yang diterbitkan bergantung pada bagaimana importir dan eksportir ingin menyerahkan dokumen tersebut.

Beberapa perusahaan pelayaran, seperti KMTC Line, MAERSK Line, dan Hapag-Lloyd, menyatakan bahwa mereka tidak memiliki aturan yang melarang eksportir meminta kurang dari 3 salinan asli bill of lading. Namun, mereka tetap menerapkan praktik penerbitan 3 atau lebih salinan, karena biaya penerbitan tetap sama, baik untuk 3 salinan maupun kurang dari itu.

🎉 Jadi, itulah jawabannya! Namun, berikut beberapa konsep yang bisa membantu memahami alasan di balik penerbitan beberapa salinan bill of lading.

---

📌 Fungsi Bill of Lading

🏛 Bill of Lading sebagai Dokumen Kepemilikan

Seperti sertifikat tanah 🏡 atau obligasi 💰, bill of lading menunjukkan siapa yang memiliki hak atas barang yang dikirim 🚢.
Perbedaannya, dalam proses pengiriman, sering terjadi perubahan kepemilikan barang dari eksportir ke importir 🔄.

📃 Bill of lading memungkinkan perpindahan kepemilikan barang, inilah alasan utama lebih dari satu salinan asli diterbitkan.

• Eksportir memegang satu salinan asli
• Importir juga memegang satu salinan asli

Namun, bagaimana jika tidak terjadi perubahan kepemilikan barang? 🤨

Secara teknis, setiap pengiriman barang melibatkan perubahan kepemilikan. Namun, dalam kasus perusahaan multinasional seperti Cargill, yang memiliki anak perusahaan di dua negara berbeda, kepemilikan barang tetap berada dalam satu entitas induk 🏢.

---

🏆 Bill of Lading Diterbitkan dalam 3 Salinan sebagai Dokumen Kepemilikan

Dalam situasi ini, penting untuk mempertimbangkan bagaimana bill of lading diserahkan.

🔹 Straight Bill of Lading atau Seaway Bill

Jika kedua perusahaan berada di bawah entitas induk yang sama 👨‍👩‍👦, dokumen kepemilikan tidak diperlukan untuk memfasilitasi perpindahan kepemilikan.

💡 Proses perpindahan kepemilikan memerlukan tingkat keamanan tambahan, itulah sebabnya bill of lading asli diterbitkan dalam beberapa salinan.

Namun, jika tidak diperlukan negosiasi kepemilikan, maka seaway bill dapat digunakan, karena tidak berfungsi sebagai dokumen kepemilikan.

✅ Jika seaway bill atau straight bill of lading diterbitkan, tidak diperlukan 3 salinan asli. Consignee hanya perlu mengidentifikasi dirinya untuk menerima barang.

---

📊 Bill of Lading sebagai Dokumen Pendukung Akuntansi

📜 Bill of lading asli juga berfungsi sebagai dokumen pendukung dalam audit keuangan 🏦.

Meskipun faktur (invoice) adalah dokumen keuangan utama, bill of lading dapat digunakan untuk menguatkan transaksi yang tercatat dalam faktur 🧾.

💡 Selain sebagai dokumen kepemilikan, bill of lading juga berfungsi sebagai tanda terima barang yang dikirim 📦.

Namun, bill of lading tidak menyajikan bukti transaksi keuangan secara langsung karena tidak mencantumkan informasi seperti:
❌ Biaya pengiriman
❌ Nilai barang
❌ Biaya asuransi

Namun, bill of lading memberikan informasi penting seperti:
✅ Deskripsi barang
✅ Berat dan dimensi barang
✅ Pihak penerima barang (consignee)
✅ Penyedia layanan logistik
✅ Tanggal penerbitan bill of lading

📂 Semua informasi ini sangat berguna untuk pelacakan operasional bisnis. Oleh karena itu, baik importir maupun eksportir perlu memiliki salinan bill of lading dalam pembukuan mereka 📚.

ℹ️ Namun, salinan ini tidak harus berupa salinan asli! Versi cetak biasa dari bill of lading sudah cukup 🖨️.

---

❓ Apa yang Terjadi dengan Salinan Asli Ketiga dari Bill of Lading?

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bill of lading asli biasanya diperuntukkan bagi:
1️⃣ Importir
2️⃣ Eksportir
3️⃣ Freight Forwarder atau Penyedia Layanan

🚛 Freight forwarder atau penyedia layanan logistik yang ditunjuk dapat membantu dalam proses penyerahan bill of lading dan menyelesaikan pembayaran terkait pengiriman atas nama pemilik barang. Oleh karena itu, mereka memegang salinan asli ketiga dari bill of lading.

⚠️ Catatan:

• Freight forwarder bertindak sebagai penyedia layanan logistik pihak ketiga 🚚 yang biasanya tidak memiliki armada transportasi sendiri.
• Shipping agents ditunjuk oleh Vehicle Operated Common Carriers (VOCC) untuk mengatur pengiriman darat atas nama carrier.

🛠 Analoginya:

• Freight forwarder = Kontraktor utama yang mengatur pengiriman barang 👷
• Shipping agent = Subkontraktor yang menangani bagian tertentu dari pengiriman 🔄

📑 Ketika salah satu salinan asli bill of lading diserahkan kepada shipping agent, maka salinan asli lainnya menjadi tidak berlaku (void).

💡 Namun, dokumen ini tetap dapat digunakan sebagai tanda terima barang atau bukti transfer kargo untuk keperluan akuntansi 📈.

---

🎯 Kesimpulan

📖 Inilah gambaran umum mengenai praktik penerbitan 3 salinan asli bill of lading dan pentingnya dalam perdagangan internasional 🌍.