Lima Cara Efisiensi Biaya Logistik

Dalam proses pengiriman barang dari satu lokasi ke pelanggan, logistik sering kali menjadi faktor utama setelah transaksi dilakukan. Para pemilik bisnis cenderung lebih fokus pada tahap awal, seperti pemasaran, layanan pelanggan, pengembangan produk, dan strategi harga untuk menarik pelanggan. Namun, salah satu aspek yang sering kali kurang mendapat perhatian dalam transaksi jual beli adalah biaya transportasi. Mengurangi biaya logistik di seluruh rantai pasokan dapat memberikan manfaat signifikan bagi pemilik bisnis. Meskipun dampaknya mungkin tidak langsung terlihat, pengurangan biaya logistik adalah langkah strategis dalam meningkatkan profitabilitas bisnis.

Baik Anda menjual produk dalam paket kecil maupun mengelola perusahaan multinasional yang menyewa kapal dan kontainer untuk pengiriman barang, penghematan biaya logistik tidak boleh diabaikan.

Jika Anda sedang mencari cara untuk meningkatkan margin keuntungan atau menghadapi tantangan akibat tingginya biaya logistik, berikut adalah lima strategi efektif yang dapat diterapkan, terlepas dari ukuran pengiriman dan moda transportasi yang digunakan.

1. Meningkatkan Akurasi Dokumen untuk Mengurangi Biaya Logistik

Semakin besar dan kompleks suatu pengiriman, semakin banyak dokumen yang diperlukan untuk memastikan kelancaran pergerakan kargo. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa setiap dokumen disiapkan secara akurat dan tepat waktu.

Ketidaktepatan dalam dokumen merupakan salah satu penyebab utama tingginya biaya logistik. Setiap aspek pengiriman harus terdokumentasi dengan baik, termasuk:

• Jumlah kargo
• Deskripsi barang
• Jenis dan kemasan kargo
• Moda transportasi
• Nilai barang
• Lokasi pengambilan dan tujuan
• Metode pembayaran
• Sertifikasi terkait

Kesalahan dalam dokumen dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, bahkan penolakan masuk di pelabuhan tujuan. Dokumen utama dalam pengiriman internasional meliputi:

• Bill of Lading
• Invoice
• Packing List

Studi Kasus 1: Seorang eksportir mengisi formulir pengiriman DHL untuk mengirim kopi panggang ke Austria tetapi secara tidak sengaja menuliskan "Australia." Kesalahan ini menyebabkan paket dikembalikan atau dikirim ke lokasi yang salah, mengakibatkan keterlambatan pengiriman dan ketidakpuasan pelanggan.

Studi Kasus 2: Dalam pengiriman kargo kontainer, kesalahan dalam penulisan nama penerima pada Bill of Lading dapat menyebabkan bank menolak pembayaran yang menggunakan Letter of Credit. Perubahan dokumen ini membutuhkan biaya tambahan dan menyebabkan keterlambatan pembayaran.

Untuk menghindari masalah tersebut, pastikan semua informasi dalam dokumen pengiriman akurat dan lengkap sejak awal.

2. Mengatur Waktu Pengiriman dengan Tepat

Dalam rantai pasokan, pengiriman harus sesuai dengan kebutuhan—tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Setiap titik dalam rantai pasokan memiliki kapasitas operasional tertentu, seperti:

• Kapasitas penyimpanan produsen
• Kapasitas muatan truk
• Kemampuan bongkar muat di gudang atau pelabuhan
• Kecepatan pemrosesan produksi

Pendekatan Just-In-Time (JIT), yang dikembangkan oleh Taiichi Ohno dalam Toyota Production System (TPS), dapat membantu mengurangi biaya logistik dengan hanya menggunakan sumber daya yang benar-benar diperlukan.

Studi Kasus: Sebuah perusahaan mengirimkan 100 kontainer gula rafinasi ke Indonesia dalam satu pengiriman besar untuk menghemat biaya dokumentasi. Namun, kerusakan crane di pelabuhan menyebabkan keterlambatan yang signifikan dan biaya tambahan akibat demurrage dan detention. Jika pengiriman dijadwalkan bertahap sesuai kebutuhan pelanggan, biaya tambahan ini dapat dihindari.

3. Mengoptimalkan Metode Pemuatan dan Pembongkaran

Efisiensi dalam proses pemuatan dan pembongkaran berperan penting dalam mengurangi biaya transportasi. Pemilihan jenis kemasan yang sesuai dapat meningkatkan efisiensi ini. Beberapa jenis kemasan yang umum digunakan antara lain:

• Drum
• Kantong anyaman
• Karton
• Jerry can
• Flexibag
• Intermediate Bulk Container (IBC)

Menggunakan ISO Tanks, Flexibags, dan IBC dapat meningkatkan efisiensi dibandingkan drum atau jerry can karena mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan serta waktu bongkar muat.

4. Digitalisasi Rantai Pasokan

Meskipun teknologi seperti Big Data Analytics, Blockchain, dan AI Machine Learning menawarkan peningkatan efisiensi, tidak semua bisnis dapat langsung mengadopsinya. Yang lebih penting adalah memiliki sistem dan prosedur yang baik sebelum menginvestasikan teknologi digital.

Contohnya, sistem Toyota Production System (TPS) dan assembly line Henry Ford telah terbukti efektif dalam meningkatkan efisiensi produksi jauh sebelum teknologi modern berkembang.

Alih-alih hanya mengikuti tren teknologi terbaru, pemilik bisnis sebaiknya fokus pada penerapan prosedur operasional standar yang sistematis dan akurat, serta strategi perencanaan logistik yang matang untuk mengurangi biaya logistik secara efektif.

5. Mengelola Ekspektasi Pelanggan dengan Baik

Penting bagi bisnis untuk tidak hanya memberikan informasi tetapi juga menyampaikannya secara tepat waktu kepada pelanggan. Kesalahan dalam komunikasi dapat mengakibatkan ketidaksesuaian dalam perencanaan produksi pelanggan, serta peningkatan biaya penyimpanan dan keterlambatan operasional.

Email, sebagai alat komunikasi utama dalam rantai pasokan, harus digunakan secara efektif untuk memastikan bahwa informasi yang diberikan selalu akurat dan terkini. Kegagalan dalam menyampaikan informasi dengan tepat dapat menyebabkan:

• Gangguan dalam lini produksi
• Kesalahan alokasi tenaga kerja
• Kenaikan biaya demurrage dan detention
• Peningkatan biaya penyimpanan

Kesimpulan

Ada berbagai cara kreatif untuk mengurangi biaya logistik, tetapi metode yang paling sederhana sering kali yang paling efektif. Sebagai gantinya, bisnis dapat fokus pada:

1. Penerapan prosedur operasional yang sistematis dan akurat
2. Perencanaan strategis dalam proses rantai pasokan

Dengan strategi yang tepat, biaya logistik dapat ditekan secara signifikan, meningkatkan efisiensi operasional dan profitabilitas bisnis.